mercredi 14 janvier 2009

comptabilite :Le système centralisateur

Le système centralisateur


1 :principes généraux :


Le système centralisateur est,comme le système classique, fondé sur une méthode indirecte d’établissement des comptes,divers journaux analysant et enregistrant les opérations préalablement à toute inscription dans les comptes. Comme le système classique ,le système centralisateur utilise, en effet :
* un journal
* un grand livre
Mais ces livre ne font l’objet d’écriture qu’en fin de mois (ou de période).les opérations sont,au cours du mois (ou de la période),enregistrées quotidiennement dans une série de journaux auxiliaires qui préparent l’enregistrement périodique dans le journal .de même sont effectués quotidiennement les reports dans les (grands- livres auxiliaires).dont la création a été jugée utile.
L’organisation du système centralisateur comprend ainsi deux degrés :
a-La comptabilité auxiliaire au premier degré,avec :

-les enregistrements des opérations dans les journaux auxiliaires (journal des achats, journal des ventes , journaux de caisse , journaux de banque , etc.) ;
-puis les reports dans les grands-livres auxiliaires créés (essentiellement : le grand auxiliaire des clients et le grand- livre auxiliaire des fournisseurs)

b-la comptabilité générale ou centralisatrice au second degré qui comporte :

-l’établissement du journal général, à partir des journaux auxiliaires .Le journal général reprend , pour chaque journal auxiliaire , les comptes mouvementés pendant le mois (ou la période) avec les totaux des mouvements débiteurs ou créditeurs les concernant :
-les reports dans le Grand-livre général , à partir du journal général ;
-l’établissement de la balance .
Nous retrouvons ainsi, au niveau de la comptabilité centralisatrice ,les organes et la méthode du système classique ; mais la comptabilité générale , mise en œuvre en fin de période seulement, est précédée de la comptabilité auxiliaire, dont l’organe essentiel est formé par les( journaux auxiliaires).

Légalité du système :

Le journal général, établi au moins une fois par mois, constitue le journal légal . il n’indique que les totaux, par comptes. Des mouvements de la période.le code de commerce autorise cette récapitulation , à condition de conserver tout les documents permettant de vérifier, jour par jour , les opérations.

2 :les journaux auxiliaires

Principe
Les journaux auxiliaires enregistrent les opérations groupées pour chaque journal , selon leur nature , en fonction d’un compte mouvementé commun . Ce compte donne nom au journal auxiliaire correspondant . Il est le (compte-support) de ce journal.


Par exemples :-le journal auxiliaire de (caisse-recettes) enregistre toutes les opérations entraînant un DEBIT du compte (caisse) qui est le (compte-support) de ce journal
-le journal auxiliaire d’entrées des (Effets à recevoir) enregistre toutes les opérations entraînant le DEBIT (entrée) du compte (clients-effets à recevoir) .

Ainsi , les journaux auxiliaires regroupent-ils les opérations par analogie comptable ; ils ne doivent pas être confondus avec les(journaux divisionnaires) du système classique, qui sont des journaux (partiels), des(tranches) d’un journal unique formé par leur ensemble.

Création :

Le regroupement méthodique des opérations par analogie comptable permet une division très pratique du travail ; chaque entreprise crée les journaux auxiliaires de son choix , selon ses besoins , les opérations semblables les plus nombreuses donnant généralement lieu à l’ouverture d’un journal auxiliaire correspondant à ces opérations .L’organisation la plus courante est la suivante :
-journal auxiliaire de caisse- recette
-journal auxiliaire de caisse- dépenses (ou journal unique de caisse).
-journal auxiliaire de banque-débit
- journal auxiliaire de banque-crédit(ou journal unique de banque)
-journal auxiliaires de chèque postaux –débit
- journal auxiliaires de chèque postaux- crédit (ou journal unique de chèque postaux).
-journal auxiliaire des achats à crédit
-journal auxiliaire des ventes à crédit
-Journal auxiliaire des entrées d’effets à recevoir (c'est-à-dire débit)
-journal auxiliaire des sortie d’effets à payer(c'est-à-dire crédit)
-journal auxiliaire des opérations diverses :ce dernier journal enregistre les opérations ne concernant aucun (compte-support),donc non inscrits dans les journaux précédents.

Tracé des journaux auxiliaires

a- principe :
Chaque journal auxiliaire groupe des opérations semblables liées à un compte-support :
Le nombre de comptes jouant à l’occasion de ces opérations est donc limité, et ce, d’autant plus que les utilisateurs du système centralisateur ont généralement une conception très (synthétique) de la comptabilité (emploi des comptes principaux à quatre chiffres presque exclusivement).
A chaque compte à débiter ou à créditer est affectée une colonne ; chaque journal auxiliaire étant , en effet, intéressé au plus par une dizaine de comptes , on peut disposer ces comptes en colonnes .Comme ils sont soit tous débités , soit tous crédités ,une seule colonne suffit pour chacun d’eux ; les colonnes correspondant aux compte débités sont regroupés dans une zone intitulée(comptes à débités) , celles correspondant aux comptes crédités dans la zone (comptes à crédités).
Chaque opération est ainsi enregistrée en une seule ligne horizontale dans le journal auxiliaire.





* tracé-type :


Journal auxiliaire de


Ces tracés nécessitent l’emploi de feuillets d’assez grande largeur. La colonne « divers » sert à noter les mouvements de comptes intervenant de façon occasionnelle : il est donc nécessaire d’indiquer pour chaque opération, avec la somme , le nom et (ou) le numéro du compte.

b- recherche du tracé d’un journal auxiliaire (exemple)

la recherche des comptes intervenant dans un journal donné est aisée : il suffit d’envisager, pour les opérations comptabilisées dans ce journal, l’article du journal classique, correspondant ; nous l’appelons « article-type » du journal, auxiliaire.
Ainsi, pour le journal auxiliaire de caisse-recettes, nous aurons :

*article-type :

Montant des recettes
Exemple
De règlement accordés


Cet article-type nous permet de reconnaître les divers comptes susceptibles de jouer à l’occasion des opérations de « caisse-recettes » :
-au débit : en plus de « caisse » nous pouvons rencontrer le compte « escomptes accordés », débité des escomptes de règlement ;
-au crédit : les six comptes indiqués sont susceptibles d’intervenir fréquemment ; nos leur réserverons une colonne ; mais il serait possible de rencontrer d’autres comptes crédités

(par exemple : 3481 (CREANCES SUR CESSIONS D’ IMMOBILISATIONS) pour lesquels nous créerons une colonne « divers ».


Tracé du journal auxiliaire de caisse-recettes :


Remarque : Une colonne est prévue. Dans la zone des libellés, pour l’inscription du numéro des comptes individuels (clients, fournisseurs, à dans les grands-livres auxiliaires.

3 schéma du système centralisateur :


Section 2-LE RISQUE DE DOUBLE ENREGISTREMENT


1 Opérations concernant deux comptes-supports

Dans le système centralisateur :
a- Toute opération ,qu’elle soit, est enregistrée dans un journal auxiliaire :
-ou bien elle entraîne le débit ou le crédit d’un compte-support et s’inscrit dans le journal auxiliaire correspondant ;
- ou bien , elle ne concerne aucun compte-support est inscrite dans le journal des opérations diverses.
b- Mais certaines opérations concernant deux comptes-supports risquent d’être enregistrées deux fois :
exemple : je retire 1000 DH de la banque .L’article correspondant du journal classique serait :

Dans le système centralisateur, l’entreprise utilisant un journal auxiliaire de caisse est un journal auxiliaire de banque , l’opération considérée mouvemente les comptes-supports (caisse à et (banque) et doit donc être enregistrée à la fois :
-dans le journal caisse
-dans le journal de banque .
Elle risque d’être enregistrée deux fois dans la comptabilité auxiliaire. Lors de la centralisation de fin de période , le journal générale peut donc , si l’on n’y prend garde , reprendre lui aussi deux fois l’opération, ce qui rend inexacte la comptabilité.
Pour pallier cet inconvénient, divers procédés sont employés ; aucun n’est satisfaisant hormis le procédé des comptes de (virements internes) que nous allons décrire.

2 les comptes de virements internes :

Principe :

L’opération concernant deux journaux auxiliaires est effectivement enregistrée dans chacun de ces deux journaux , mais , en contrepartie du compte-support de chaque journal, en fait jouer dans ce journal , au lieu de l’autre du compte-support,un compte de (virements internes) créé à cet effet.
Exemple : Reprennent l’exemple précédent relatif à un retrait de banque de 1000 DH.
*Dans le journal auxiliaire de caisse-recettes
-on débite le compte-support de (5161caisse) de 1000 DH.
-on crédite un compte de (virement internes) de 1000 DH.
*Dans le journal auxiliaire de banque-crédit :
-on crédite le compte-support(5141 Banque) de 1000 DH
-on débite le compte de ( virement internes) de 1000 DH.


La centralisation des journaux auxiliaires dans le journal général conduit à l’inscription,dans ce dernier :
-D’une part, en provenance du journal de caisse-recettes, de l’article :


-d’autre part ,en provenance du journal de banque-crédit, de l’article :

En définitive, le compte de«virement internes », débité dans un journal et crédité dans l’autre, joue le rôle d’une « charnière » et se trouve automatiquement soldé ; les deux écritures ci-dessus se ramènent, en effet, à la suivante :

Il faut noter particulièrement que :
-dans chaque journal auxiliaire, le compte-support de ce journal joue normalement ;
-le compte de « virements internes » joue uniquement en contrepartie du compte-support du journal, en remplacement du compte-support d’un autre journal auxiliaire.

Principaux compte de virements internes :

Le nombre des virements internes à utiliser dépend directement du nombre de journaux auxiliaires créés et de la nature des journaux :(page54).la liste de ces comptes est la suivante :
3497 comptes transitoires ou d’attente-débiteurs
4497 comptes transitoires ou d’attente-créditeurs
5113 Effets à encaisser ou à l’encaissement
51131 Effets échu à encaisser
51132 Effets à l’encaissement
5115 virement de fonds
5522 crédits d’escompte

Section 3- LE TRACE DES JOURNAUX AUXILIAIRES DE TRESORERIE :

Maintenant que sont connus les comptes de virements internes, nous pouvons présenter les tracés de journaux auxiliaires :
-dans le cadre de l’organisation-type seul compte de virements internes : « 5115virementd de fonds »
-dans le cadre d’une organisation plus complexe, entraînant l’emploi des divers comptes de virements internes (voir ci-dessus)
1 Journal auxiliaire de caisse-recettes (compte-support :caisse,débité)…



2 journal auxiliaire de caisse-dépenses(compte-support :caisse,crédit)…

*Centralisation au JG

3 Journal auxiliaire de banque-débit :

Exemples :2/3 :reçu avis d’encaissement de la lettre de change n R122 :nominal 1850DH
commission :7.90DH et TVA :7./.
4/3 : le client Darif vire à mon compte bancaire 2472DH.
5/3 :mon versement en espèces de 2500DH.
6/3 :encaissement de coupons sur titre de placement :248DH.
7/3 :reçu avis d’encaissement d’un chèque n 203632 relatif à une vente marchandises, au
Comptant, Brut :15000DH, escompte de règlement 2./. et TVA19./.
9/3 :recu avis de crédit relatif à la remise à l’escompte de la traite n 138 ; nominal de 12000DH ;
Escompte :120DH ;commissions :80DH et TVA7./.

Journal auxiliaire de banque-débit(compte-support :banque)


4 Journal auxiliaire de banque-crédit (compte-support :banque,crédité)…

5Autres journaux de trésorerie :

Journal auxiliaires de chèque postaux-débit et de chèque postaux-crédit :

Ces journaux auxiliaires présentent un tracé analogue à ceux des journaux de banque , seule différence notable : on ne saurait rencontrer, dans le journal auxiliaire de chèques postaux débit, le compte à créditer « 4497comptes transitoires du d’attente créditeurs, puisque les chèque postaux n’escomptent pas les effets et assurent seulement leur encaissement.
Journaux « groupés » de caisses, banque, chèques postaux :

Assez fréquemment, les entreprises n’ouvrent qu’un seul journal auxiliaire de caisse en réunissant dans ce même document le journal de caisse-recettes et le journal de caisse-dépenses.
Ce procédé pratique lorsque les colonnes de comptes ne sont pas trop nombreux permet d’avoir une seule colonne de libellés, à gauche les enregistrements des sommes relatives aux recettes, à droite les enregistrements des sommes relatives aux dépenses.
Les entreprises peuvent, de même, tenir un journal unique de banque, un journal unique de chèques postaux

Exemple :journal des chèques postaux.

Recettes Journal auxiliaire des chèques postaux Paiement

(compte-support : « 5146chèque postaux »débité à gauche et crédité à droite.)
On remarque qu’un journal auxiliaire « unique »ou « groupé » se présente comme la juxtaposition d’un journal auxiliaire-débit et du journal auxiliaire-crédit correspondant ;la zone des libellés étant mise en commun,nous trouvons donc. Dans la partie gauche comme dans la partie droite , des comptes à débiter et des compte à créditer.

Section 4- LES AUTRES JOURNAUX AUXILIAIRES :

A- 1Les journaux auxiliaire des achats à crédit :

Ce journal enregistre seulement les factures d’achats provenant d’opérations payables à crédit ou au « comptant d’usage ».Son compte-support est « 6111 achats de marchandises ». Suivant les besoins de l’entreprise, le compte 6111 achats de marchandises peut être seul utilisée, mais peuvent l’être aussi des comptes d’achats, tels que : « 6121 achats de matières premières ». « 6122 achats de matières et fournitures consommables », « 6123 achats d’emballages »,etc.


B-Journal auxiliaire des ventes à crédit

Comptes-supports :7111 ventes de marchandises au Maroc ou d’autres comptes de « ventes » selon l’activité de l’entreprise (ef.page62).

C- Journal des achats
(au comptant et crédit ) ou journal des crédit-fournisseurs et Journal de ventes (au comptant et à crédit) ou journal des débits de clients .
Ces deux types de journaux présenter sur les précédents l’avantage de regrouper tous les charges ou toutes les ventes, qu’elles qu’en soient les modalités de paiement ; ils requièrent l’emploi des comptes de virements internes (ef.tableau précédent),qui sont :
-dans le journal des achats, le compte « 4497comptes transitoires ou d’attente créditeurs (compte à créditer)
-dans le journal des ventes, le compte « 3497comptes transitoires ou d’attente débiteurs (compte à débiter).
Leurs tracés ne différent que par ces comptes des tracés de journaux auxiliaires d’achats à crédit et de ventes à crédit.
B. Les journaux auxiliaires d’effets (ef . tracés pages 62et63).
1 Journal auxiliaire des entrées d’effets à recevoir
2 Journal auxiliaire des sorties d’effets à recevoir
3 Journal auxiliaire des sorties d’effets à payer
4 Journal auxiliaire des rentrées d’effets à payer
C Journal auxiliaire des opération diverses
Le journal auxiliaire des opération diverses qui enregistre des opérations très variées est, en principe, tenu comme un journal classique ordinaire ; une ventilation horizontale serait, en effet inadéquate.
Remarque :Par suite de la définition même du journal des opérations diverses et de celle des comptes de virements internes, il est impossible de rencontrer, dans ce journal, des comptes de virements internes.

Journal auxiliaire des achats à crédit :

(comptes-supports un ou plusieurs comptes d’achats)

Journal auxiliaires des ventes à crédit

(compte-support : « 7111 ventes de marchandises »,ou un autre compte de « ventes »

Journal auxiliaires des entrées d’effets à recevoir

Remarque :-lorsque des effets sont tirés exclusivement sur les clients (à l’exclusion de « débiteurs divers », on ne crée qu’une seule colonne de sommes qui indique simultanément :
-les débits du compte « 3425Effets à recevoir »
-les crédits du compte « 3421clients »
Journal des sorties d’effets à recevoir :

Ce journal, rarement utilisé, entraîne l’emploi
De plusieurs comptes de virements internes :5131 ;5132 ;5520

Rappel :cas de la remise à l’escompte
A cet effet, le PCGE prévoit ce qui sui :
-au moment de la remise à l’escompte, on ne passe aucun article
-ce n’est qu’à l’échéance de l’effet escompté, qu’on débite le compte « 5520crédits d’escompte » par la crédit du compte « 3425 clients-effets à recevoir »


Journal auxiliaire des sorties d’effets à payer

Journal auxiliaire des rentrées d’effets à payer (peu utilisé)

Tableau du jour des comptes de virements internes

Section 3- L’EXECUTION DU TRVAIL

Nous avons indiqué, en présentant le système centralisateur, que l’on pouvait distinguer à son sujet deux catégories de tâches :
*les tâches quotidiennes :
-établissement des journaux auxiliaires,
-reports dans le Grands-Livres auxiliaires ;
*les tâches périodiques(au moins mensuelles) :
-centralisation dans le journal général,
-reports dans le Grand-Livre général,
-établissement de la balance .

1-Travail quotidien
1 Etablissement des journaux auxiliaires
a- princip.

Les divers journaux auxiliaires sont établis chaque jour, le plus souvent par des services spécialisés de l’entreprise, ce qui lui permet une très grande division du travail.

b- Exemple :journal auxiliaire de caisse-dépenses(ef.pages précédentes) .

2 les reports dans les Grands-Livres auxiliaires

Ces reports sont effectués quotidiennement, de manière à pouvoir suivre en permanence dans les comptes les montants des créances sur les clients et des dettes envers les fournisseurs.
Les reports dans les Grands-Livres auxiliaires sont préparés par l’inscription des numéros des comptes individuels dans la colonne réservées à cet effet .bien noter qu’il n’y a report dans un compte individuel que lorsque le compte collectif correspondant mouvementé dans le journal .

II-TRAVAIL PERIODIQUE

1 Totalisation des journaux auxiliaires

En fin de période, on prépare la centralisation en totalisant les diverses colonnes de sommes des journaux auxiliaires : ce sont, en effet, les totaux des mouvements des comptes durant la période qui sont notés dans le journal général.
a- elle permet de vérifier l’égalité du total des débits et du total des crédits du journal auxiliaire ;
b- on totalise les seuls mouvements de la période.
c- colonne des « divers » ;lorsqu’elle a fait l’objet d’inscriptions au cours de la période, il faut procéder à son, dépouillement méthodique.








2 Centralisation dans le journal général
a- princip.

Lors de la centralisation, chaque journal auxiliaire donne lieu à la rédaction d’un seul article au journal général.
Exemple : centralisation du journal auxiliaire des achats à crédit présenté


On centralise, de même tous les autres journaux auxiliaires, les uns à la suite des autres , en respectant normalement toujours le même ordre .
Constituant le journal de l’entreprise, le journal général est un registre coté et paraphé.
b- cas particulier : centralisation d’un journal auxiliaire en deux articles.
Ce cas se présente lorsque l’entreprise a réuni en un seul journal les deux journaux de caisse (ou de banque ou de chèque postaux).
On centralise le journal en deux articles.
-un pour la partie gauche (recettes ou débits),
- un pour la partie droite (dépense ou crédits).

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